Übersicht
Stand heute · Mittwoch, 16. September 2026
Verteilung nach Mahnstufe
Letzte Aktivität
Offene Posten
Importierte Debitorenposten — Kleinbeträge in hoher Stückzahl
Offene Posten aus Awinta importieren
OP-Liste_Awinta_2026-09-15.csv
| Quellspalte (Awinta-Export) | Zielfeld | |
|---|---|---|
| Debitorenkonto | → | |
| Belegnummer | → | |
| Rechnungsbetrag | → | |
| Fälligkeit | → | |
| Name1 | → |
| Kunde | Rechnungsnr. | Fällig seit | Betrag | Mahnstufe | Quelle |
|---|
Zahlungsabgleich
Vom Awinta-Bestand über den Kontoauszug bis zum Mahnlauf — der ganze Weg in vier Schritten
Für die Vorführung
Kompletten Ablauf simulieren geht alle vier Schritte auf einmal durch: Bestand anlegen,
Kontoauszug der Apotheke erzeugen, zuordnen, mahnen, Eingänge auf dem Kanzleikonto erzeugen, erneut zuordnen.
Danach ist jede Zahl gefüllt — auch die Geldverteilung. Die Daten sind erfunden, die Verwendungszwecke
aber den echten nachgebildet, Klärfälle inklusive.
Für eine Vorführung bei einem anderen Kunden ist das der richtige Weg: Der echte Kontoauszug enthält Namen und Kontoverbindungen der Patienten der Boulevard Apotheke — die haben in einer fremden Präsentation nichts zu suchen.
Für eine Vorführung bei einem anderen Kunden ist das der richtige Weg: Der echte Kontoauszug enthält Namen und Kontoverbindungen der Patienten der Boulevard Apotheke — die haben in einer fremden Präsentation nichts zu suchen.
Die Kontoauszüge verlassen diesen Rechner nicht.
Das PDF wird im Browser gelesen und ausgewertet. Es wird nicht hochgeladen, nicht gespeichert
und nicht an den Server übertragen — die Daten leben nur, solange diese Seite offen ist.
1Offene Posten aus Awinta übernehmen
offenSimuliert den Import der offenen Debitorenposten aus der Warenwirtschaft. In der späteren Fassung liest an dieser Stelle der Awinta-Konnektor direkt aus.
Awinta-Export der offenen Posten
OP-Liste als CSV hierher ziehen oder klicken
Der Beispielbestand steht für sich. Für einen Abgleich mit Ihrem echten Kontoauszug laden Sie zuerst Schritt 2 und nutzen dann die zweite Schaltfläche — dann enthält der Bestand genau die Belegnummern, die auch auf dem Auszug stehen.
2Kontoauszüge einlesen
offenZwei Konten, zwei Wege: Patienten zahlen zunächst an die Apotheke. Wer erst nach Übergabe zahlt, überweist an die Kanzlei — auch dieser Eingang muss die Mahnkette stoppen.
Apothekenkonto
PDF-Kontoauszug hierher ziehen oder klicken
Kanzlei Vatalis
Fremdgeldkonto · PDF hierher ziehen oder klicken
Für den Showcase, solange kein echter Auszug der Kanzlei vorliegt: erzeugt Zahlungen zu den Fällen, die bereits übergeben wurden. Vier von fünf zahlen, einer bleibt offen.
3Abgleich
offenJede Zahlung wird gegen die bekannten Belegnummern geprüft — nicht gegen ein Muster. Eine Datumsangabe wie 20.4.2026 sieht normalisiert aus wie eine Belegnummer; nur der Abgleich gegen den echten Bestand schließt solche Fehlzuordnungen aus.
4Mahnlauf für alles, was offen bleibt
offenAlles, wozu keine Zahlung gefunden wurde, wandert eine Stufe weiter. Bezahlte Posten fallen aus der Kette — auch die, die erst auf dem Kanzleikonto eingegangen sind.
Bestand im Detail
| Belegnr. | Kunde | Forderung | Gebühren | Stufe | Status | Zuordnung |
|---|
Einstellungen
Systemweite Einstellungen — gelten für alle Mandanten
E-Mail-Versand
Über diesen Zugang verschickt Menemio Einladungen ins Team und die Mails für „Passwort vergessen“. Anbieter wählen, dann nur noch Adresse und Passwort eintragen. Ohne Zugang gehen keine Einladungs- und Zurücksetzen-Mails raus; Passwörter setzt dann ein Admin unter Team.
465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS). Port 25 ist gesperrt.
Die volle Adresse des Postfachs.
Nach dem Speichern im Browser nicht mehr lesbar — auch nicht für Admins.
Leer lassen = wie Benutzername. Muss zum angemeldeten Postfach gehören.
Versandprotokoll
die letzten 25 Systemmails| Zeit | Art | Empfänger | Ergebnis |
|---|
Posteingang
Belege, die die Apotheke an ihre Belege-Adresse schickt — stündlich abgerufen
Eingegangene Sendungen
Was mit einer Sendung passiert
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| verarbeitet | Mindestens eine OP-Liste wurde gelesen; die Forderungen stehen in der Datenbank und lassen sich im Zahlungsabgleich übernehmen. |
| prüfen | Anhänge sind gespeichert, aber in einem Format, das noch nicht automatisch gelesen wird (z. B. PDF). Herunterladen und ansehen. |
| ohne Anhang | Die Nachricht hatte keine Datei. Nur zur Kenntnis. |
| abgelehnt | Absender steht nicht in der Liste des Mandanten. Nichts wurde gespeichert oder eingespielt. |
| Fehler | Die Verarbeitung ist gescheitert. Die Nachricht bleibt ungelesen im Postfach und wird beim nächsten Lauf erneut versucht. |
Dieselbe Rechnung wird nie doppelt angelegt — auch nicht, wenn sie in der nächsten Wochenliste wieder auftaucht oder anders geschrieben ist. Eine bereits bezahlte Rechnung bleibt bezahlt, egal was eine spätere Liste sagt.
Mandanten
Stammdaten der betreuten Apotheken — Nummer, Belege-Adresse, Konditionen
Betreute Apotheken
Mandant bearbeiten
Mandantennummer und Kürzel
Jeder Mandant hat zwei Kennungen. Die Nummer wird bei der Aufnahme fortlaufend vergeben, nie wiederverwendet und lässt sich nicht ändern — sie steht in Akten und Abrechnung. Das Kürzel ist lesbar und bildet die Belege-Adresse. Es lässt sich ändern; dann ändert sich die Adresse mit, und das Postfach im KAS muss dazu passen.
| Wo die Kennung auftaucht | Beispiel für Mandant 1 |
|---|---|
| Belege-Adresse (aus dem Kürzel) — dorthin schickt die Apotheke ihre offenen Rechnungen | belege_bva@menemio.de |
| Mandantenauswahl in der Seitenleiste (Nummer) | Nr. 1 · Boulevard Apotheke e.K. |
| Abrechnung der Servicegebühr (Nummer) | Mandant 1, 12,0 % der eingetriebenen Hauptforderung |
Geldverteilung
Wohin jeder eingegangene Euro fließt — Apotheke, Menemio, Kanzlei
Der Weg des Geldes
Aufteilung im Detail
| Position | Empfänger | Fälle | Betrag | Grundlage |
|---|
Woher jede Zahl kommt
Jeder Betrag dieser Seite, von unten nach oben: zuerst die drei Bausteine, aus denen sich eine Zahlung zusammensetzt, dann was daraus wird.
| Betrag | Höhe | Rechenweg | Herkunft der Zahl |
|---|
Sätze
Die Sätze gelten für diese Sitzung. Änderungen wirken sofort auf die Aufteilung darüber — gedacht für das Gespräch mit dem Kunden.
Mahnläufe
Geplante und abgeschlossene Mahnläufe je Stufe
Druck-Warteschlange
Bis ein Drucker automatisch angebunden ist: einmal morgens auf „Alle drucken“ klicken — öffnet den Druckdialog für alle fälligen Mahnschreiben in einem Rutsch (ein Brief pro Seite), der Praktikant faltet & kuvertiert direkt danach.
Verlauf
Mahnstufen
Fristen und Gebühren bewusst moderat gehalten – die offenen Posten sind überwiegend Kleinbeträge aus Zuzahlungen.
Analysen
Kennzahlen für Kleinbeträge in hoher Stückzahl – Bestand, Eintreibungserfolg und Wirtschaftlichkeit
Altersstruktur offener Posten
nach Tagen seit FälligkeitTop offene Kunden
Mahnstufen-Trichter
Fälle letzte 12 Monate – zeigt, wie viele Fälle sich schon vor der nächsten Stufe klärenVerlauf: neu entstanden vs. eingetrieben
letzte 6 MonateWirtschaftlichkeit
Einzelpositionen, letzte 12 MonateTeam
Zugänge und Rollen im Menemio-Team
Mitglieder
Person einladen
Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail mit Link zum Setzen ihres Passworts und arbeitet danach auf allen Mandanten. Den Rang Super-Admin vergibt nicht die Einladung, sondern danach ein Super-Admin über das Rollenfeld in der Mitgliederliste.
Die Einladung geht über den E-Mail-Versand aus den Einstellungen. Ist dort noch nichts hinterlegt, wird der Zugang angelegt, aber keine Mail verschickt: dann in der Mitgliederliste auf Passwort klicken und die Zugangsdaten persönlich weitergeben.
Eigenes Passwort ändern
Gilt sofort und meldet alle Geräte ab — danach mit dem neuen Passwort wieder anmelden.
Was die Rollen dürfen
| Bereich | Super-Admin | Admin | Mitarbeiter | Gesperrt |
|---|---|---|---|---|
| Offene Posten und Analysen ansehen | ja | ja | ja | – |
| Importieren, Mahnläufe starten, drucken | ja | ja | ja | – |
| Mahnstufen, Fristen & Gebühren ändern | ja | ja | – | – |
| Mandanten aufnehmen, Personen einladen | ja | ja | – | – |
| Konzept & interne Planung | ja | ja | – | – |
| Rollen ändern, Zugänge entfernen | ja | ja | – | – |
| Den Rang Super-Admin vergeben | ja | – | – | – |
| Am Super-Admin selbst etwas ändern | – | – | – | – |
Projektkonzept
Mahnwesen für offene Kleinbeträge · Gesprächsgrundlage für den Kundentermin heute, 17:00 Uhr
Phasenplan
Was wir für das Gesamtprojekt brauchen
Notizen zum Gespräch
Wird nur lokal in diesem Browser gespeichert
Planung
Gemeinsame Checkliste & Notizen — live geteilt, ihr müsst nicht am selben Ort sein
Checkliste
synchronisiertGemeinsame Notizen
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–
–
Offene Posten dieses Kunden
| Rechnungsnr. | Fällig seit | Betrag | Mahnstufe |
|---|